개인사업자 비용처리 매뉴얼

비용처리의 이해

비용처리를 하면 세금이 줄어듭니다. (1) 종합소득세와, (2)부가세가 줄어듭니다.

종합소득세는 순이익(매출-비용)에 부과하는데, 비용처리가 되면 비용이 커지면서 순이익이 감소하기 때문이죠.

순이익(=매출-비용) ← 여기에 종합소득세(법인세)를 부과

예시)

매출 100, 비용 0, 세율 30% → 순이익 100, 세금 30.

매출 100, 비용 30, 세율 30% → 순이익 70, 세금 21.

따라서, 실제 비용으로 지출하였음에도 비용처리를 하지 않으면, 내야할 세금이 늘어납니다.

부가가치세도 비슷합니다. 매출의 10%를 내고, 매입의 10%를 공제받는데, 비용처리라는 것이 결국 매입액을 늘리는 것이기 때문이죠(간이과세자는 1~4% 내고, 0.5% 공제).

매출액의 10/110 → 부가가치세로 납부
매입액의 10/110 → 부가가치세 납부액에서 공제

예시)

매출 100, 매입 0, 세율 10% → 순이익 100, 세금 10.

매출 100, 매입 30, 세율 10% → 순이익 70, 세금 7.

비용처리를 위한 증빙

비용처리를 위해서는 신용카드나 계좌이체로 비용을 지급하고, 다음의 증빙 중 하나를 수취해야 합니다.

① 신용카드영수증(카드로 결제하면 수취한 것으로 봄)

② 세금계산서(상대방이 면세사업자면 계산서)

③ 현금영수증(핸드폰번호 아닌 사업자등록번호로 수취)

※ 간이영수증은 포함되지 않습니다. 전통시장, 운송비, 퀵비, 관리비 등 종이로 주는 증빙이 간이영수증에 포함됩니다.

부가세 공제를 위해선 위의 증빙 중 하나가 필수적이기 때문입니다. 이 증빙들을 적격증빙이라고 합니다. 적격증빙 중 하나를 수취하지 않았다면 실제로 지출했어도 부가세 공제가 되지 않습니다.

반면, 종합소득세 비용처리를 위해선 위의 증빙이 필수는 아닙니다(그래도 있는게 좋습니다).

예시) 인테리어 비용이나 중고 물품 구매비용을 계좌이체로 지급했는데, 상대방으로부터 세금계산서나 현금영수증 등 적격증빙을 받지 못했다면, 계좌이체 내역, 계약서, 견적서 등을 통해 비용처리가 가능합니다(증빙불비가산세 2%). 적격증빙을 받지 않았으니 부가세 공제는 되지 않구요.

다만, 신고시에 수동으로 반영해야 하니 누락위험이 있고 번거롭게 됩니다. 사업관련하여 비용처리할 비용은 모두, 사업용카드로 쓰는 것이 가장 편리합니다.

사업용카드 사용방법

사업자에게 계좌이체 등으로 지출하는 비용은 세금계산서(상대방이 면세사업자라면 계산서)를 받으면 되고, 나머지 비용은 모두 사업용카드로 쓰는게 편합니다.

사업용카드란 홈택스에 등록한 카드를 말합니다. 사업자 명의의 카드면 어떤 카드든 상관 없고, 혜택이 좋은 카드로 정하시면 됩니다. 새로 발급 받으셔도 되고, 기존의 카드를 홈택스에 등록하셔도 됩니다.

홈택스에 등록한 카드는 등록일 이후의 비용이 홈택스에서 자동으로 조회되니, 차후 셀프로 세금을 신고할 때 훨씬 편리합니다.

등록일 이전의 비용은 신고시 수동으로 입력해야 합니다. 그러니 가능한 빨리 홈택스에 등록하는게 좋습니다.

은행에서 사업용카드라는 종류로 카드를 발급받으시는 경우가 있는데, 이 때도 홈택스에 등록을 하지 않으면 사업용카드가 아닌 점에 유의해주세요. 홈택스 등록을 해야 비로소 사용내역이 자동으로 업로드되는 사업용카드라고 할 수 있습니다.

→ 법인의 경우, 법인명의의 카드는 홈택스에 따로 등록할 필요 없이 자동으로 등록되어 있으니 참고해주세요.

증빙보관 방법

• 사업용카드로 결제하신 부분은 따로 영수증 보관이 필요 없습니다.

• 전자세금계산서를 수취하신 지출분은 따로 영수증 보관이 필요없습니다.

• 현금영수증(지출증빙용, 사업자등록번호 기재)을 수취하신 지출분은 따로 영수증 보관이 필요없습니다.

• 사업용카드가 아닌 신용체크카드나 가족이나 직원명의의 카드를 사업관련하여 사용하셨다면, 각 카드사 홈페이지/고객센터를 통해 거래상대방의 상호/사업자등록번호가 표시된 엑셀자료를 부가가치세 신고시 전달주시면 됩니다(신고시 다시 안내드립니다).

• 종이 세금계산서를 수취하셨다면, 따로 보관하셨다가 신고시 전달주시면 반영해 드립니다.

• 간이영수증, 종이영수증을 수취하셨다면 따로 보관하셨다가 신고시 전달주시면 반영해 드립니다(적격증빙을 받지 않았으므로 증빙불비가산세 있음).

• 아무런 증빙을 받지 못하였다면, 계좌이체하고 계약서, 견적서 등을 챙겨두셨다가 신고시 전달주시면 반영해 드립니다(증빙불비 가산세 있음).

• 경조사의 경우 청첩장을 보관해두면 종소세 신고시 비용처리가 가능합니다(20만원 한도).

※ 종이세금계산서, 영수증, 계좌이체내역, 계약서, 경조사 청첩장 등은 스마트폰으로 사진을 찍어 모아두셨다가 신고시에 한번에 전달주시면 편리합니다. 사진을 찍거나 캡처할 때 ‘영수증’으로 태그달아두시면 나중에 한번에 검색이 가능합니다.

비용별 설명

자주 놓치는 비용

1. 사업용 대출이자

• 대출계약서, 이자납부내역 전달시 비용처리 가능합니다.

2. 사업자등록전 구입한 자동차 구입비용

• 자동차 가액이 나와있는 구매계약서, 자동차등록증 전달시 비용처리 가능합니다.

3. 증빙 못받은 기계나 장비구입비(중고, 개인 구매 등)

• 계약서, 견적서, 계좌이체 내역 기타 증빙 전달시 비용처리 가능합니다.

4. 결혼식 및 경조사비

• 청첩장 사진/캡처, 지급금액 전달시 비용처리 가능합니다.

5. 기부금 영수증

• 기부금 영수증 전달시 비용처리 가능합니다.

6. 퀵비, 배달비

• 영수증 사진 전달시 비용처리 가능합니다.

7. 세금계산서 못받은 관리비, 공과금

• 사진, 캡처 전달시 비용처리 가능합니다.

8. 카카오 기프티콘 선물하기

• 사업관련 접대목적 선물시, 사업용카드로 결제수단을 정해놓으면 비용처리 가능합니다.

9. 핸드폰 비용

프리랜서, 직원에게 인건비를 지급하는 경우

프리랜서나, 직원을 고용하여 인건비를 지급하는 경우에는 아래와 같이 지급 및 원천세 신고를 하여야 비용처리를 할 수 있습니다.

(1) 프리랜서에게 인건비를 지급하는 경우

상대방이 사업자등록을 하지 않은 프리랜서이거나, 사업자등록을 하였어도 프리랜서 지급을 요구하는 경우(사업자등록한 매출과 별도의 업종이어야 함),

총금액의 3.3%를 제외한 금액을 지급하고, 지급한 달의 다음달 10일까지 원천세 신고, 말일까지 간이지급명세서 제출을 하여야 비용처리 대상 비용이 됩니다. 4대보험 관련업무는 별도 진행할 사항이 없습니다.

신고를 위해 필요한 자료는 다음과 같습니다.

1. 지급일

2. 지급금액

3. 소득자 이름

4. 소득자 신분증 사본

5. 소득자 계좌번호

(2) 직원에게 인건비를 지급하는 경우

정규직 근로자를 고용하여 인건비를 지급하는 경우 원천세 신고 뿐 아니라 4대보험 성립 및 취득업무를 하여야 합니다.

프리랜서에게 인건비를 지급하는 경우와 달리 고정된 3.3%가 아닌, 소득세와 4대보험을 떼고 남은 금액을 지급하여야 하고, 보통의 경우 세무사무실에서 얼마를 원천징수해야 하는지가 표시된 급여대장을 수취하여 이대로 지급하게 됩니다.

4대보험 성립 및 취득을 위해 필요한 자료는 아래와 같습니다.

• 4대보험 납입/환급계좌

• 근로계약서

• 직원 신분증 사본

• 피부양자가 있는 경우 피부양자 기준 가족관계증명서(마킹X)

• 현주소지 표시 사업자등록증